Digitale Bürosoftware – Vor- und Nachteile für Unternehmen

Die zunehmende Digitalisierung hat großen Einfluss darauf, wie Unternehmen arbeiten. Dabei spielt vor allem die genutzte Bürosoftware eine große Rolle. Denn eine solche Software kann Unternehmen zu einer besseren Effizienz verhelfen. Dies lässt sich durch optimierte Arbeitsabläufe und die schnellere Erledigung von Aufgaben erreichen. Daher sollten sich Unternehmen unbedingt mit den Vor- und Nachteilen einer digitalen Bürosoftware auseinandersetzen.

Vorteile und Chancen der Bürosoftware

Wird eine digitale Bürosoftware im Unternehmen implementiert, dann kann dies zu verschiedenen Vorteilen führen. Dabei ist vor allem die Effizienzsteigerung zu nennen. Das liegt daran, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben mithilfe der Software einfacher und schneller erledigen können. Weniger Aufgaben erfordern manuellen Aufwand, stattdessen sorgen automatisierte Prozesse für einen geringeren Zeitaufwand und eine erhöhte Produktivität. Automatisieren lassen sich Tätigkeiten, wie zum Beispiel die Verwaltung von Kalendern oder die Erstellung von Dokumenten. Ein weiterer großer Vorteil besteht in der besseren Zusammenarbeit zwischen einzelnen Mitarbeitern. Denn diese können Dokumente gemeinsam nutzen und so effektiver miteinander zusammenarbeiten, auch wenn sie sich nicht am gleichen Standort aufhalten. Zusätzlich dazu lassen sich Daten und Informationen besser organisieren und strukturieren. Die Bürosoftware ermöglicht den Einsatz von Datenbanken und Dateiverwaltungssystemen, sodass die benötigten Dateien schneller gefunden werden, was zu einer höheren Effizienz führt. Eine solche Software kann auch bei der Skalierung des Unternehmens helfen, da sie je nach Bedarf an die Bedürfnisse des Betriebs angepasst oder erweitert werden kann. So können neue Mitarbeiter zum Beispiel ohne Probleme in das System integriert werden. Auch für die Gehaltsabrechnung gibt es geeignete Programme, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen können.

Nachteile und Herausforderungen einer Bürosoftware

Eine der Herausforderungen besteht darin, dass sich die Mitarbeiter erst einmal mit der neu eingeführten Bürosoftware vertraut machen müssen. Um die Software und ihre Funktionen bestmöglich nutzen zu können, sind entsprechende Schulungen für die Mitarbeiter erforderlich, die anfangs Zeit und Geld kosten. Ein großer Nachteil ist die Abhängigkeit von der Technologie. Denn es kann zu Softwareproblemen kommen, wie zum Beispiel einem Systemausfall. Auch könnte die Software womöglich zeitweise nicht richtig funktionieren. In diesem Fall sind Arbeitsunterbrechungen die Folge, worunter die Produktivität entsprechend leidet. Eine weitere Herausforderung besteht in Sicherheits- und Datenschutzrisiken. Denn die in der digitalen Bürosoftware hinterlegten Daten können im schlimmsten Fall von Dritten gestohlen werden, die diese für ihre Zwecke missbrauchen.

Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO legt strenge Regeln fest, die den Umgang mit personenbezogenen Daten betreffen. Von Unternehmen wird verlangt, dass diese angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen, damit die Sicherheit der Daten gewährleistet ist. Hierzu zählen unter anderem:

  • Verschlüsselung der Daten
  • Einsatz von Zugriffskontrollen
  • Nutzung sicherer Passwörter

Sehr wichtig ist auch, dass Unternehmen die Einwilligung von betroffenen Personen einholen, bevor sie mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beginnen. Es müssen transparente Datenschutzerklärungen zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich dazu muss sichergestellt werden, dass die entsprechenden Daten ausschließlich für den für die Erhebung vorgesehenen Zweck genutzt werden.

Der richtige Umgang mit Bürosoftware

Damit der Einsatz einer digitalen Bürosoftware auch wirklich zu einer Steigerung der Effizienz führt, müssen die Mitarbeiter entsprechende Schulungen durchlaufen. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass die Angestellten sich gut genug mit der Software auskennen, um diese effektiv zu nutzen und die mit ihr einhergehenden Vorteile und Funktionen voll auszuschöpfen. Die Schulung sollte unbedingt auch das Thema Datenschutz enthalten und die Mitarbeiter mit den geltenden Datenschutzrichtlinien sowie den Anforderungen der DSGVO vertraut machen. So können diese lernen, wie sie personenbezogene Daten bestmöglich schützen und verwalten können, sodass es zu keinen Verletzungen des Datenschutzes kommt. Denn Datenschutzverletzungen können nicht nur zu Klagen führen, sondern auch das Image eines Unternehmens nachhaltig beschädigen. Da die verwendete Software sowohl großen Einfluss auf die Produktivität als auch auf die Sicherheit der gespeicherten Daten hat, sollte die Entscheidung für eine bestimmte Bürosoftware nicht leichtfertig getroffen werden. Es sollte daher unbedingt eine Bürosoftware genutzt werden, die alle Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung erfüllt, damit alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden können.

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